Responsable administrative chez Closer Évolution : le portrait de Virginie Evrard

Est-il possible de faire une formation qui vaut 2 000€ sans en payer le prix ? 

OUI, selon votre situation. C’est précisément ce que l’on aborde dans cet article dans lequel on reçoit Virginie Evrard, membre de l’équipe Closer Évolution. 

Virginie nous explique son rôle au sein de notre organisme de formation. Elle nous partage son expérience complète dans le domaine de la formation et ses connaissances sur le sujet. 

Ainsi, découvrez les différentes possibilités de financement lorsque l’on veut faire de grosses formations et comment les utiliser à bon escient.  

Retrouvez également les différences que cela fait pour vous entre se former dans un organisme de formation certifié par l’état ou bien dans un autre organisme de formation non référencé. 

Son parcours professionnel 

_ Peux-tu te présenter ainsi que ton parcours professionnel avant d’arriver chez Closer Évolution jusqu’à maintenant s’il te plait ? 

_” Je suis assistante de formation indépendante depuis 2 ans. J’ai commencé ma carrière professionnelle dans l'hôtellerie restauration, j’y ai travaillé pendant 8 ans. J’ai décidé de changer de voie pour avoir une vie, tout simplement. J’avais quand même des diplômes d’assistante donc je me suis reconvertie en tant qu’assistante administrative. Je me suis retrouvé à travailler dans un organisme de formation. À l’époque, je ne connaissais absolument rien à la formation ! C’était un petit organisme qui travaillait énormément donc j’ai tout appris sur le tas ! J’ai travaillé pendant 8 ans dans cet organisme. 

La formation c’est vraiment un domaine qui m’a beaucoup plu du coup quand je me suis installée à mon compte, j’ai décidé de rester dans ce domaine et de devenir assistante de formation indépendante. Aujourd’hui, je ne travaille qu’avec des organismes de formation ou des formateurs indépendants.”

_ Quel est ton rôle chez Closer Évolution ? 

_ "Chez Closer Évolution en fait je gère toute la partie cachée, mais pas la moins difficile finalement puisque je gère toute la partie administrative de la formation. J’aide Julie sur la partie “papiers” parce que la législation autour de la formation est quand même très dense. Il y a énormément de processus à suivre et de documents à fournir.

Pour citer quelques exemples : la convocation qu’on envoie aux stagiaires pour leur dire que la formation commencera tel jour - les conventions ou contrats de formation - les attestations - s’assurer que les documents sont bien remplis pour tout le monde. En plus, il en découle souvent des financements donc il faut forcément qu’on puisse justifier de ce qu’on fait et cela demande beaucoup de travail. Surtout quand on voit le nombre de stagiaires chez Closer Évolution car le travail qui est fait pour un est fait pour tout le monde ! 

Finalement, j’interviens sur toute la partie administrative et un peu logistique. J’interviens sur le groupe Facebook, l’enregistrement des sessions, et la création des évènements.” 

Se faire financer sa formation

_ Peux-tu nous parler des différents moyens de financement disponibles pour se former ? 

_ ”Oui, alors il y en a plusieurs et cela va dépendre de la situation de chacun au moment où il va s'inscrire à la formation. Si on met de côté les personnes qui payent d'elles même la totalité de leur formation, on peut avoir des salariés, des personnes qui touchent le chômage et des chefs d’entreprise. En fonction de la situation de chacun, il va y avoir une ou plusieurs possibilités. 

La première est celle que tout le monde commence à connaître de plus en plus, c’est le CPF (Compte Personnel de Formation). Il est alimenté lorsqu’on travaille tout simplement. On cotise pour remplir notre CPF qui gonfle tous les ans. Le CPF est aussi rempli quand on est indépendant, on cotise également et donc on a aussi des droits à la formation. 

C’est donc le premier mode de financement et de toute façon celui qui va être mis en avant peu importe qui on fait intervenir d’autre. Par exemple, on peut tout à fait utiliser uniquement son CPF parce qu’on a suffisamment d’argent dessus - donc là il n’y a pas de problèmes - toutefois si on venait à ne pas avoir assez d’argent, il faudrait faire intervenir un autre financeur.

 Ça peut être par exemple Pôle emploi pour ceux qui y sont inscrits. Ça peut être son employeur si on est salarié, qu’on veut faire la formation et qu’on a pas assez d’argent sur son CPF. 

Si on est indépendant, on peut aussi faire intervenir le financeur auquel on est rattaché, ça dépend du statut de son entreprise, si on est commerçant, artisan ou profession libérale. 

Il y a vraiment une multitude de possibilités et si on a aucun argent sur son CPF, on peut alors demander des financements complets auprès de Pôle emploi ou des OPCO (on en parlera juste après) et des différents financeurs auxquels on est rattaché. 

La première chose c’est de savoir dans quelle situation on se trouve - alors les gens le savent en général - au moment où l'on veut faire la formation.”

Retrouvez ici un article qui rentre plus en détail dans chaque mode de financement : Comment financer sa formation en vente ?

_ Y a-t-il des différences concernant l’utilisation du CPF entre les métiers de la fonction publique et les métiers du domaine privé ? Ont-ils accès aux mêmes formations ? 

_ ”Je dirais qu’on peut avoir accès plus ou moins aux mêmes formations qu’on soit dans la fonction publique ou la fonction privée. La vraie différence dans la fonction publique c’est qu’il va falloir faire accepter sa demande de formation. Autant un salarié du privé peut tout à fait s’inscrire à des formations sans en parler à son employeur. C’est nouveau puisque avant que le CPF entre en vigueur, lorsqu’un salarié souhaitait faire une formation : par exemple une coiffeuse qui décide de faire la formation en Closing de Closer Évolution, il aurait fallu qu’elle demande à son employeur la permission d’engager les fonds pour lesquels elle cotise afin de faire la formation. Son employeur avait la possibilité de refuser. 

Maintenant l’avantage avec le CPF, c’est que la coiffeuse n’est plus obligée d’en parler à son patron. Elle peut décider de s’inscrire, évidemment dans ces cas là la formation sera faite en dehors des heures de travail, mais elle n’a plus aucun compte à rendre à son employeur. Ça c’est pour les salariés du privé. 

Dans la fonction publique ça reste encore très complexe, la fonction publique est très complexe en règle générale. Les agents de la fonction publique sont encore obligés de référer à leur ressources humaines et de demander l’autorisation pour pouvoir faire leur formation.”

_ Quels sont les avantages / inconvénients du CPF selon toi ? 

_ ”Alors comme je le disait, le vrai avantage, c’est que maintenant on n’est plus obligé - en fonction de sa situation - d’en parler à son employeur. Il y a donc des gens qui font plus facilement des formations qui n’ont absolument rien à voir avec leur emploi. 

Pour l’anecdote : il y a quelques années, j’ai voulu faire une petite formation. Vu qu’à ce moment-là le CPF n’existait pas, je n’ai pas eu le choix que de demander à mon employeur. C’était une formation qui était tout à fait en rapport avec mon travail donc il n’y avait aucun souci mais il aurait pu refuser. En revanche, quand j’ai décidé de m’installer à mon compte j’avais besoin de faire une formation, le CPF existait et j’ai pu la faire sans en parler à mon employeur du coup c’était un vrai avantage parce que je n’avais pas forcément envie de lui dire que je comptais faire une formation pour au final démissionner et créer ma propre entreprise. 

C’est beaucoup plus facile d’utilisation je trouve, et beaucoup moins de paperasses clairement qu’il y a quelques années en arrière parce qu’on a pas de dossier à monter. Le CPF c’est très simple, il suffit de créer son compte sur le site moncompteformation.gouv.fr ; il suffit de rentrer son numéro de sécurité sociale pour voir les heures auxquelles on a droit. 

Ensuite on cherche la formation qui nous convient sur le site CPF et on s’inscrit. Je dirais que, en faisant les choses normalement, pour peu qu’on sache bien se servir d’un ordinateur, en l’espace d’une demi-heure on est inscrit à une formation, sans difficulté. Avant cela prenait plusieurs jours voire plusieurs semaines pour demander des financements. 

En inconvénient, clairement à l’heure actuelle - alors peut-être qu’on a pas assez de recul - mais je n’en vois pas ! Avant il était en heure, maintenant il est en argent, finalement c’est peut-être plus concret pour les gens que le CPF soit en euros. Je ne vois pas particulièrement d’inconvénients, évidemment tout est perfectible. Le site est bien fait, facile d’utilisation et fluide. Je trouve que cela a vraiment permis de faciliter l’entrée en formation des gens. Du coup je n’y vois pas spécialement d’inconvénient et d’un point de vue administratif non plus parce qu’il est vraiment simple d’utilisation et on a beaucoup moins de choses à faire avec ça.”

_ Est-ce que tu pourrais nous dire COMMENT faire financer une formation par Pôle emploi ? Quelles sont les conditions requises (ex : bénéficier de pôle emploi) ? De quels éléments Pôle emploi a besoin pour valider un dossier ? 

_ “Déjà il faut être inscrit à Pôle emploi, c’est la première chose. Très souvent, les organismes de formation ou les écoles conseillent à quelqu’un qui n’a pas de travail avant même de s’inscrire, d’aller s’inscrire chez Pôle emploi parce que Pôle emploi peut éventuellement aider au financement des formations. 

C’est vraiment la première condition. On n’y va pas juste en disant : j’ai besoin d’argent pour une formation. Non, il faut déjà être inscrit. 

Ensuite, Pôle emploi demande à motiver sa demande. C'est-à -dire qu’il faut expliquer pourquoi on veut faire cette formation, dans quel but. Pour se reconvertir ? Pour créer une entreprise ? Pour gagner en compétences ? Peu importe la situation et l'envie qu’on a à ce moment-là mais il faut l’expliquer et le justifier. 

Après, il y a une grosse variable, qui est tout simplement son conseiller et qui n’aura pas forcément le même ressenti que nous. L’idéal c’est de faire une vraie lettre de motivation, un peu comme un entretien d’embauche en fait : pourquoi je veux faire ça et qu’est ce que ça va m’apporter. 

Concernant les conditions de financement, on ne peut pas intervenir dessus et je ne les connais pas. Pourquoi ils vont plus accepter une formation qu’une autre, c’est les grands mystères et les méandres de Pôle emploi et de l’administration publique.”

_ Et pour les entrepreneurs ? Comment financer une formation sans le faire sur ses fonds propres ? 

_ “Imaginons un entrepreneur qui était avant salarié. C’était mon cas par exemple quand j’ai fait ma formation. En tant que salarié, j’ai cotisé sur mon CPF. J’ai eu la possibilité de m’en servir. Ensuite en tant qu’entrepreneur, quelque soit notre branche professionnelle, on cotise aussi, ce qu’on appelle la contribution à la formation professionnelle qui nous ouvre des droits. 

Comme les autres, on a 500 euros par an qui sont crédités sur notre compte CPF qu’on peut utiliser pour faire des formations. Il faut quand même faire attention, souvent les formations destinées aux entrepreneurs sont un peu plus restrictives. Ça va vraiment être pour monter en compétences, de la création d’entreprise, ce genre de choses. On ne pourra pas faire tout et n’importe quoi.

Finalement, il y a peu de formations qui nous sont interdites. Si toutefois on a pas assez de CPF, il faut se diriger vers le financeur de notre branche professionnelle. Par exemple pour les artisans - je crois qu’il y en a beaucoup chez Closer Evolution - ça va être le financement de la chambre des métiers. (le FAFCEA)

Pour les commerçants, ça va être les financeurs de la chambre des commerces et de l’industrie. (l’AGEFICE)

Et pour les professions libérales, ça sera les financeurs de l’URSSAF et cela s’appelle le FIF PL.”

_ Est ce que ça marche seulement pour des formations dans le domaine du commerce par exemple si notre financeur c’est la chambre des commerces ? 

_ “Pas forcément, moi par exemple en tant qu’indépendante, j’ai pu utiliser sans problème mon CPF pour faire des formations en ligne, je n’ai pas à justifier quoi que ce soit. Après, oui si on demande un financement à un financeur extérieur il faudra peut-être un peu plus le justifier et encore que.

 Surtout en ce moment, il y a plus de souplesse - grâce à la situation actuelle de pandémie en France - sur les formations qui ont été acceptées pour des reconversions, pour les gens qui ont perdu leur emploi. 

De toute façon, quand on fait appel à un financeur extérieur, on aura forcément un entretien avec un conseiller et c’est lui finalement qu’il faudra convaincre, lui expliquer l’utilité de faire cette formation pour son entreprise. 

Tout n’est pas accepté, il faut le savoir, cela reste des financeurs extérieurs. Ils ont des budgets à respecter. Ils ont des enveloppes de formation qui sont évidemment astronomiques MAIS par rapport à la quantité d’entrepreneurs il y aura des choix à faire et il est possible qu’une formation ne soit pas acceptée en financement. Ce n’est pas parce qu’on cotise qu’on a le droit à tout, en fait.”

_ Qu’est-ce qu’un OPCO ? 

_ “ OPCO c’est l’acronyme de : Opérateurs de Compétences. Les OPCO remplacent ce qu’on appelait avant les OPCA. Chaque entreprise adhère et cotise auprès d’un organisme - maintenant les OPCO - et pas n’importe lesquels, ils sont fonction de la branche dans laquelle on travaille et du métier que l’on a. 

Par exemple, moi en tant qu’assistante indépendante je ne vais pas cotiser auprès du même OPCO que la coiffeuse, que le mécanicien etc… car on ne fait pas partie de la même branche professionnelle. 

En tout cas, on a tous un OPCO vers lequel on peut se diriger. Les Opérateurs de Compétences regroupent à peu près les 330 branches professionnelles qui existent en France. On cotise auprès d’eux et c’est eux ensuite qui peuvent intervenir dans le financement des formations par des levées de fonds. 

C’est intéressant parce que imaginons que l’on cotise 500€ à l’année (sur son CPF) mais on veut faire une formation qui en vaut 2000€, on voit forcément l'intérêt de faire appel à un OPCO.”

_ Comment savoir de quel OPCO on dépend ? 

_ “On ne peut pas le deviner, il faut se renseigner. Il suffit de se rendre sur le site du ministère du travail. C’est un site référence car il est parfaitement à jour. Sur ce site, on a la liste des opérateurs de compétences

Pour savoir de quel OPCO on dépend, ça va être en fonction de notre identifiant de convention collective. Alors évidemment je l’entend déjà : “mais on n’adhère pas tous à une convention collective”. 

SI, une branche professionnelle fait forcément partie d’une convention collective. Après qu’on ne l’applique ou pas, libre à chacun, mais on a tous une convention collective qui régit la branche professionnelle dans laquelle on travaille. 

C’est cette convention collective qui va nous donner une idée de l'OPCO vers lequel se diriger. Après si on a un doute, on prend celui qui ressemble le plus à ce que l’on fait, et on lui passe un coup de fil. 

Ou est-ce qu’on trouve justement notre numéro de convention collective ? 

Ça va dépendre du code NAF, les entrepreneurs et les entreprises savent ce que c’est. C’est ni plus ni moins le code de notre branche professionnelle

Il suffit d’aller sur internet et de taper : “quel est mon OPCO ?” et on trouve une multitude de façon de les trouver. Par exemple, il existe des organismes de formation qui ne travaillent qu’avec un certain type de personne, là c’est très facile de leur dire : “il y a de grande chance que vous faisiez partie de tel OPCO parce que si tous les autres en font partie, pourquoi pas vous ?”

Pour le trouver, l’idéal c’est d’aller directement sur le site du ministère du travail. Dedans on a le lien qui correspond pour télécharger la table des correspondances entre les conventions collectives et les OPCO.”

_ Toi qui travaille quasiment uniquement avec des Organismes de formation, est-ce que tu peux nous dire quels sont les avantages / inconvénients pour un stagiaire de se former chez un organisme de formation certifié plutôt qu’un autre organisme non référencé par l'État ? 

_ “Le principal avantage c’est que si on décide de faire sa formation au sein d’un organisme qui est certifié Datadock ou Qualiopi, on va pouvoir faire intervenir les fonds extérieurs : le CPF, les OPCO ou les financeurs. Ca c’est l’avantage suprême, pouvoir se faire financer la formation, ce qui ne sera pas forcément possible avec un organisme non référencé par l'État. 

Avec celui-ci, on ne pourra pas faire intervenir le CPF mais on peut quand même tenter éventuellement avec Pôle emploi ou avec un OPCO, mais cela sera plus compliqué ! 

L’autre avantage c’est qu’on peut légitimement penser qu’il y a une meilleure qualité de prestation car justement l’organisme a été audité sur la façon de faire sa formation, sur la qualité des formateurs. Ces organismes sont audités de façon régulière. Cela assure une certaine qualité de formation même si d'autres organismes font de très bonnes choses mais là on est plus sûr de soi. 

Si on résume, les deux avantages sont : la possibilité de se faire financer la formation et la qualité.”

_ Quels sont les délais quand on veut bénéficier d’un financement par une tierce personne (Pôle Emploi, OPCO, etc…) ? 

_ “Les délais sont propres à chaque structure. Il y en a qui demande à ce qu’on fasse les demandes quinze jours avant, d’autres ça va être un mois, il n'y a pas de règle. 

Il faut vraiment se renseigner auprès de la structure. Evidemment, à force de travailler avec les structures, on sait quels sont les délais. Par exemple pour Pôle emploi on ne s’y prend pas dix jours à l’avance, c’est au moins deux mois avant pour être sur d'avoir une réponse. 

Avec les OPCO c'est souvent un peu plus rapide. Dans tous les cas, il faut se dire que quand on fait un dossier de financement, on n’aura pas de réponse avant un mois. Il faut s’y prendre en amont, il vaut mieux faire tout trop tôt que faire tout trop tard. Parce que tout trop tôt on est à peu près sûr d’avoir notre formation, trop tard ils vont nous dire non et il faudra passer à la suivante. Donc à la session suivante ça peut prendre plus de temps. 

L’idéal c’est de se dire un mois, un mois et demi de délai, même si les délais sont propres à chaque structure.” 

_ Si tu avais UN seul conseil à donner à une personne qui veut se faire financer sa formation, ce serait quoi ? 

_ “Mon conseil c’est de ne pas le faire tout seul. Il faut se faire accompagner par exemple par l'organisme de formation avec lequel on veut faire sa formation parce que souvent ils connaissent toutes les modalités. 

Sinon il ne faut pas hésiter à appeler le conseiller de son OPCO par exemple. Dès qu'on parle de dossier de financement, on parle de documents à fournir et parfois pour un seul document manquant on peut passer à côté. 

Donc mon conseil c’est de se faire accompagner par quelqu'un du domaine, au moins de la formation qui pourra vous aider à compléter et fournir votre dossier correctement.” 


Finalement, il y a une multitude de solutions pour se faire financer entièrement une formation. Le CPF, le financement Pôle emploi, les OPCO, et les financeurs extérieurs. Et c’est en fonction de votre situation que vous aurez accès à une ou plusieurs options. 

Ensuite, Virginie vous conseille de vous faire accompagner tout au long de vos démarches de financement pour être serein et ne pas oublier le moindre document. 

Alors si vous souhaitez vous formez gratuitement chez Closer Évolution, Virginie est là pour vous guider dans vos démarches. Elle accompagne régulièrement des personnes qui veulent rejoindre notre formation certifiante en Closing en les aidant à constituer un dossier de financement solide.  

Julie LEPAGE
Co-fondatrice de Closer Evolution®
“Ma mission est de dépoussiérer les anciens codes de la vente et de vous permettre de vous y reconvertir professionnellement, pour pleinement vous y épanouir.”

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